Один из базовых элементов, на которых держится деятельность НКО – это доверие Доверие сотрудников, партнеров, благотворителей, соратников и граждан. Именно доверие является основой финансовой, волонтерской, информационной или экспертной поддержки каждой конкретной некоммерческой организации.
А что такое доверие?
Это уверенность в порядочности, надежность, системность в действиях, верность своим целям.
Возможно вы в своей работе именно такие, но общество не знакомо с вашими принципами и работой, ну или знакомо недостаточно. Это значит вы информационно закрыты, непрозрачны, недоступны для него.
Как исправить ситуацию?
Создать годовой отчет о своей работе и выложить его в публичный доступ для всех желающих.
Давайте по порядку!
Что такое публичный годовой отчет НКО?
Это документ, ёмко и наглядно представляющий деятельность вашей организации в прошедшем году. Кому помогает организация, с помощью чего или кого, где организация берет деньги и на что тратит, каких результатов добилась организация в решении своих задач и т.д.
Отчет базируется на реальных фактах и выполняет одновременно отчетную, информационную презентационную и даже фандрайзинговую функции. Отчет – это некое досье на организацию, которое помогает, например, при принятии решения сотрудничать с ней или при выборе ее как источника надежной помощи. И самое главное, это инструмент той самой открытости и прозрачности, которая вызывает настоящее и стойкое доверие, создает основу для профессиональной и серьезной работы.
Годовой отчет – это своего рода «знак качества» для уважающей себя организации.
Зачем нужен публичный годовой отчет НКО?
Создание годового отчета преследует следующие цели:
- Информировать общество о вкладе организации в его развитие, улучшить ее репутацию и подняться в позициях на рынке некоммерческих услуг.
- Продемонстрировать свой опыт, значимость и надежность для всех потенциальных структур, которые могут взаимодействовать с организацией. Например, потенциальные доноры используют его при оценке деятельности организации и проведении сравнительного анализа.
- Привлечь в организацию свежие силы – сотрудников и волонтеров. А где новые люди, там современные идеи и актуальные ресурсы.
- Проанализировать деятельность организации за год, оценить сильные и слабые стороны, учесть их при планировании дальнейшей работы. Регулярное создание годовых отчетов способствует целостному пониманию динамики развития организации и перспектив ее деятельности в местном сообществе.
- Создать в организации плановую систему сбора информации о ее деятельности — клиентах, членах, услугах, партнерах, мероприятиях, акциях и проектах.
- Повысить ценность организации в глазах сотрудников и волонтеров, которые в процессе создания годового отчета лучше представляют основные направления деятельности организации, ее расходы и доходы, а значит, могут сформулировать конструктивные предложения по оптимизации деятельности. Кроме того, когда виден результат работы, повышается мотивация тех, кто работает в организации.
- Сделать отчет основой для рекламных материалов, оперативных сводок и убедительных аргументов для общения с новыми партнерами, структурами власти, журналистами, для участия в тематических профессиональных событиях, для рассылки всем, кому это может быть интересно и важно.
Принципы подготовки публичного годового отчета НКО
Сбалансированность. Отчет должен содержать положительные и отрицательные моменты деятельности НКО, что позволит объективно оценить результаты ее работы. Не стоит перехваливать свою деятельность и искусственно приукрашивать ее – честное признание ошибок только добавит отчету честности и искренности.
Сопоставимость. Информация должна быть сравнима во времени. Например, финансовая информация за следующие друг за другом годы, одинаково структурирована и рассчитана по аналогичным правилам. Это хороший признак плановости и финансового контроля.
Точность. Информация должна быть максимально конкретной. Приблизительных оценок, выводов и планов нужно избегать. При необходимости ограничьтесь небольшими, но четким данными.
Ясность. Информация должна подаваться в понятной и доступной форме, не нужно злоупотреблять специальной терминологией и переходить на формальное повествование. Задача – разъяснить максимально возможному количеству заинтересованных сторон специфику деятельности вашей организации.
Надежность. Информация, отраженная в отчете, может быть при желании документально подтверждена. Должна быть возможность проверить ее, используя открытые источники.
Приоритетность. Расставьте приоритеты и определитесь, для кого в первую очередь вы делаете отчет, зачем и кому он может быть нужен и полезен. В зависимости от этого сформулируйте моменты в отчете, на которых вам стоит остановиться подробнее.
Структура публичного годового отчета НКО
Единого утвержденного перечня того, что должно входить в публичный годовой отчет не существует. Облегчить разработку структуры отчета может использование информационного стандарта открытости и прозрачности, разработанного организаторами проекта «Точка отсчета». История проекта началась в 2004 году и сосредотачивается на одном из самых важных инструментов прозрачности – публичном годовом отчёте.
Вот его позиции:
- Полное название организации с указанием организационно-правовой формы;
- Миссия (цели), задачи и стратегия деятельности организации;
- Контактный телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты, веб-сайт (если есть);
- Информация о руководителе организации, его контактная информация;
- Структура управления организации (без персональных данных);
- Региональные отделения, представительства и представители (если имеются);
- История организации и возможности для сотрудничества;
- Формы работы с волонтерами — рассылка информации, обучение, организация практики, включение в проекты и т.д. (если такая работа ведется);
- Сведения о деятельности и итогах работы организации за отчётный период — описание услуг и/или проектов, география проектов, описание целевой/клиентской группы или категорий благополучателей, источники финансирования, сроки реализации проектов, их качественные и количественные результаты, отзывы участников и организаторов проектов, планы на будущее;
- Официальный сайт и сообщества, ссылки и доступные материалы, веб-проекты;
- Участие в региональных, межрегиональных или международных проектах и семинарах;
- Упоминания в СМИ;
- Благодарности, награды и дипломы;
- Повышение квалификации сотрудников;
- Приложения, которые организация считает необходимым включить в отчет;
- Финансовая часть, включающая в себя следующую информацию:
Доходы организации:
- — Целевые поступления (источники финансирования);
- — Доходы от коммерческой деятельности (если ведется);
Расходы организации:
- — Расходы на программную (уставную) деятельность;
- — Целевые расходы на реализацию проектов и программ и адресная помощь;
- — Расходы на ведение коммерческой деятельности (если ведется);
- — Административные расходы организации (желательно с расшифровкой включенных статей).
Как видим, требования достаточно простые. Их соблюдение дает основание говорить о том, что организация в своей работе основывается на принципах прозрачности и подотчетности.
Оформление и формат публикации публичного годового отчета НКО
- Текстовый отчет можно и нужно визуализировать при помощи диаграмм, графиков и схем, сопровождать его фотографиями, отзывами клиентов, цитатами, картами или любым другим изобразительным материалом. Так же, отчет может быть выполнен в формате анимации, инфографики или слайдовой презентации.
- Формат публикации организация определяет самостоятельно. Это может быть печатное издание, запись отчета на флеш-накопитель, размещение его на официальном сайте организации, организация публичной презентации, электронная рассылка ключевым партнерам, благотворителям, органам власти. Кроме того, организация может распространять отчет по потребности — на конференциях и встречах, при знакомстве с потенциальными партнерами, в процессе фандрайзинга, и т.д.
Кому может быть интересен публичный годовой отчет НКО
- Учредителям и членам попечительского/консультативного совета.
- Подопечным и благополучателям организации (фактические и потенциальные получатели).
- Донорам, меценатам, бизнес структурам.
- Государственным органам и учреждениям.
- Партнерам (настоящим и будущим).
- Сотрудникам, волонтерам и членам организации.
- Другим НКО и профильным коллегам.
- Средствам массовой информации.
- Широкой общественности.
- Исследователям и студентам.
Два важных совета!
Попробуйте свои силы в «Точке отсчета» — всероссийском конкурсе публичных годовых отчетов СО НКО, который Форум Доноров проводит в партнерстве с Агентством социальной информации и Центром «Благосфера» и при поддержке Министерства экономического развития Российской Федерации и Фонда президентских грантов.
Отличный способ получить обратную связь от экспертного сообщества и показать себя!
https://www.donorsforum.ru/projects/tochka-otschyota/prinyat-uchastie/
И станьте подписантом Декларации о принципах прозрачности НКО.
В 2017 году Благотворительное собрание «Все вместе» начало проект «Все вместе против мошенников». В 2019-м − «Все вместе за разумную помощь». В ходе этих проектов была разработана Декларация о добросовестности, объединившая более 300 НКО по всей России.
Цель декларации – защитить репутацию добросовестных НКО и доверчивых граждан от деятельности лжеблаготворительных фондов, собирающих пожертвования наличными на улице и в транспорте. Доработанный в 2019 году документ трансформировался в Декларацию об основных принципах прозрачности НКО.
https://stop-obman.info/deklaracia-2/
Заключение
Составление и распространение публичного годового отчета НКО не является обязательным.
НО! Именно такой отчет и внимательное к нему отношение поможет создать имя вашей организации и завоевать уважение среди населения, органов власти и коллег, стать опорой в становлении и развитии вашего дела.